Découvrez pourquoi Dokmee se distingue grâce à son déploiement en cloud/sur site, son OCR alimenté par l’IA, ses flux de travail flexibles, sa sécurité avancée et ses intégrations fluides — ainsi que les principales alternatives disponibles.
Confier le contenu de votre organisation au meilleur système de gestion de contenu d’entreprise est essentiel.
De nombreuses entreprises choisissent Dokmee pour sa solution modulaire et évolutive, mais nous comprenons que vous puissiez encore hésiter.
Voici donc une liste de 5 alternatives populaires à Dokmee pour vous aider à choisir l’outil idéal pour vous et votre entreprise.
Qu’est-ce que Dokmee ?
Dokmee est une plateforme DMS et ECM (gestion documentaire et gestion de contenu d’entreprise) conçue pour optimiser l’accès à l’information, automatiser les flux de travail et assurer la conformité réglementaire dans toute l’organisation.
Grâce à sa conception modulaire, Dokmee évolue avec votre entreprise, depuis le stade de start-up jusqu’au niveau d’une grande entreprise.
Comme il est possible d’ajouter les modules nécessaires (ECM, capture de documents, formulaires électroniques, etc.), Dokmee s’adapte aux besoins des entreprises de toutes tailles, des PME aux grandes organisations.
Dokmee est une solution flexible, évolutive et facile à utiliser qui offre un stockage centralisé des fichiers, éliminant ainsi les processus papier et les silos numériques désorganisés.
Il garantit également une personnalisation complète, vous permettant d’adapter votre DMS ou ECM à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez configurer l’outil dans presque toutes les langues, créer autant d’armoires et d’étiquettes que vous le souhaitez. De plus, vos flux de travail sont entièrement personnalisables, y compris des workflows conditionnels pour suivre les contrats, dates d’expiration, etc.
Fonctionnalités principales :
-
Indexation avancée et marquage des métadonnées
-
Recherche en texte intégral et OCR
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Automatisation des workflows basée sur des règles
-
Pistes d’audit et contrôle de version
-
Accès sécurisé basé sur les rôles
-
Déploiement cloud, sur site ou hybride
Avec ses mesures de sécurité, Dokmee vous aide également à rester conforme aux réglementations spécifiques telles que HIPAA, GDPR ou SOX.
Il peut être utilisé pour le traitement des factures, la gestion de fichiers RH, les dossiers juridiques ou la documentation médicale, et sert de hub centralisé pour la gouvernance de l’information et l’automatisation des processus métier.
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À qui s’adresse Dokmee ?
Dokmee convient à une grande variété d’industries et de cas d’usage, par exemple :
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Fournisseurs de soins de santé qui gèrent les dossiers patients dans des dépôts conformes à HIPAA.
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Cabinets d’avocats qui traitent contrats, dépôts judiciaires et correspondances avec des pistes d’audit complètes.
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Entreprises de construction qui stockent plans, permis et documents de conformité.
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Administrations publiques avec des calendriers stricts de conservation et des processus complexes d’approbation.
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Services financiers qui gèrent factures fournisseurs, bons de commande et archives financières via des workflows sécurisés et automatisés.
-
Fabricants qui organisent dessins techniques, SOPs, contrôles qualité et certifications, tout en restant conformes aux normes ISO et sectorielles.
Avec son support des workflows complexes, son indexation personnalisable et ses interfaces multilingues, Dokmee est particulièrement adapté aux entreprises moyennes à grandes ayant besoin d’une solution de gestion documentaire évolutive.
Grâce à ses options de déploiement flexibles, il est tout aussi efficace pour les équipes sur site que pour les équipes à distance.
DMS vs ECM
Choisir entre un DMS ou un ECM est la première étape : cette décision va définir votre gestion documentaire et votre efficacité.
Un DMS (Document Management System – système de gestion documentaire) est un logiciel qui stocke et organise vos documents de façon sécurisée dans des armoires numériques.
Il permet de gérer le contrôle des versions, d’appliquer des autorisations d’accès, de catégoriser les documents via des métadonnées et de configurer des workflows pour automatiser les processus d’approbation et de révision.
Cependant, un DMS peut manquer de fonctionnalités avancées nécessaires dans les environnements d’entreprise. Si vous dirigez une grande organisation qui nécessite une collaboration inter-départements, un ECM est plus approprié.
Un ECM (Enterprise Content Management – gestion de contenu d’entreprise) englobe un ensemble plus large de stratégies, outils et systèmes qui gèrent tout le cycle de vie du contenu de l’organisation.
Autrement dit : un DMS stocke vos documents, tandis qu’un ECM capture, stocke et archive tout type de contenu (documents, images, e-mails, vidéos, etc.).
Les plateformes ECM incluent des fonctionnalités de capture de documents, collaboration, automatisation des workflows, conformité réglementaire et archivage à long terme dans plusieurs départements.
L’ECM est donc plus adapté aux grandes entreprises qui doivent assurer une gouvernance stricte et centralisée.
| Aspect |
DMS (Document Management System) |
ECM (Enterprise Content Management) |
| Fonction |
Stockage, organisation et récupération de documents numériques |
Gestion complète de tous les types de contenu et processus |
| Types de contenu |
Documents, PDF, fichiers scannés |
Documents, images, e-mails, formulaires, vidéos, contenus web |
| Gestion du cycle de vie |
Basique (stocker, récupérer, supprimer) |
Complète (création, archivage, conformité) |
| Automatisation des workflows |
Limitée |
Fonctionnalité centrale (souvent low-code / no-code) |
| Évolutivité |
Petites à moyennes entreprises |
Grandes entreprises avec besoins complexes |
| Intégrations |
Applications Office, stockage cloud |
ERP, CRM, RH, et autres systèmes métiers |
| Déploiement |
Cloud ou sur site |
Cloud, sur site ou hybride |
| Idéal pour |
Gestion de fichiers à l’échelle d’une équipe ou d’un département |
Gestion complète du contenu à l’échelle de l’entreprise |
Fonctionnalités de Dokmee
Comme mentionné, Dokmee propose de nombreuses fonctionnalités à la fois en DMS et en ECM.
Son principal point fort est sa personnalisation flexible : la solution peut être configurée exactement comme vous le souhaitez.
-
Vous pouvez activer ou non les capacités ECM.
-
Créer vos propres workflows (plutôt que d’utiliser un modèle).
-
Définir des rôles et permissions entièrement personnalisés.
-
Gérer vos métadonnées et indexation selon vos besoins.
Dokmee ECM vs DMS
Si les capacités du DMS de Dokmee ne suffisent pas, vous pouvez passer à la plateforme ECM.
-
Dokmee DMS → mieux adapté aux entreprises qui ont besoin de capturer, stocker, organiser et retrouver leurs documents de façon simple. Parfait pour les PME et services tels que RH, finances ou juridique.
-
Dokmee ECM → solution plus complète qui couvre le cycle de vie entier du contenu, avec automatisation avancée, conformité, audit et intégrations (ERP, CRM, e-mails).
| Fonctionnalité |
Dokmee DMS |
Dokmee ECM |
| Objectif principal |
Stockage et accès sécurisé des documents |
Gestion complète du contenu et des processus |
| Idéal pour |
PME, départements uniques |
Grandes entreprises multi-départements |
| Recherche et indexation |
Champs personnalisés, métadonnées, texte intégral |
Indexation avancée, OCR, recherche fédérée |
| Workflows |
Routage basique |
Workflows complexes avec conditions et validations |
| Conformité / Audit |
Permissions, versioning |
Blocages légaux, politiques de conservation, pistes d’audit |
| Intégrations |
Office, e-mails |
ERP, CRM, APIs personnalisées |
| Déploiement |
Cloud & sur site |
Cloud, sur site, hybride |
Indexation et recherche avancées
Dokmee dispose d’un moteur d’indexation avancé qui vous permet d’étiqueter et de classer facilement vos documents à l’aide de champs de métadonnées personnalisables.
Vous pouvez par exemple ajouter des étiquettes comme : nom du client, numéro de facture, localisation, projet, type de document… les possibilités sont infinies.
De plus, Dokmee prend en charge la recherche en texte intégral, ce qui vous permet d’affiner vos résultats pour retrouver du contenu dans des PDF scannés, documents Word, e-mails, etc.
Grâce à l’IA, Dokmee propose une auto-indexation : les métadonnées sont attribuées automatiquement, et l’OCR capture le texte des documents numérisés.
Automatisation des workflows
Dokmee se distingue par son moteur de workflows personnalisable, disponible en deux interfaces :
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Pour les utilisateurs non techniques : un concepteur de flux de travail en glisser-déposer. Simple et intuitif, il permet de créer des chaînes d’approbation, des règles de routage et des notifications sans coder.
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Pour les utilisateurs avancés : possibilité de créer des workflows plus complexes via des scripts et des intégrations API, ou de demander au support Dokmee de les développer pour vous.
Cette flexibilité rend Dokmee adaptable à des secteurs variés : juridique, santé, éducation, administrations publiques.
Capture de documents (Dokmee Capture)
Dokmee Capture est un produit distinct, conçu pour la numérisation et l’indexation à haut volume.
Il prend en charge :
-
La numérisation par lots à partir de plusieurs sources (MFP, scanners de bureau).
-
L’OCR zonal, les codes-barres et la reconnaissance de formulaires.
-
La séparation automatique des documents par code-barres, nombre de pages ou pages blanches.
-
L’intégration avec Dokmee DMS ou ECM pour un import et une catégorisation fluides.
Idéal pour les départements ou prestataires de services qui gèrent une grande quantité de documents papier.
Pistes d’audit
Dokmee enregistre chaque action effectuée sur la plateforme avec le nom d’utilisateur, l’horodatage et la nature de l’action.
Sont tracées : la création, l’accès, la modification, le partage ou la suppression de fichiers.
Ces journaux offrent une visibilité complète et une traçabilité totale, essentielles pour :
-
la responsabilité interne,
-
la conformité réglementaire (HIPAA, GDPR, SOX),
-
les audits de sécurité.
Le journal d’audit ne peut pas être modifié ni supprimé, garantissant son intégrité.
Les administrateurs peuvent générer des rapports à la demande, filtrer par utilisateur ou document, et exporter les données pour audit externe.
Rôles et permissions personnalisés
Dokmee offre une personnalisation fine des contrôles d’accès basés sur les rôles.
Les administrateurs peuvent créer des rôles spécifiques et définir des niveaux de permissions détaillés : par dossier, par type de document, ou par action dans un workflow.
Les permissions incluent : lecture seule, modification, suppression, téléchargement, partage, ajout de filigranes personnalisés.
Exemple :
-
Un employé RH peut avoir un accès complet aux documents d’intégration, mais uniquement en lecture pour les fiches de paie.
-
Un auditeur externe peut avoir un accès limité à certaines archives de conformité.
Les rôles et permissions sont dynamiques et évoluent selon la croissance de l’organisation ou les besoins projets.
5 Alternatives à Dokmee
Maintenant que nous avons vu les principales fonctionnalités de Dokmee, passons à 5 alternatives populaires pour vous aider à trouver la solution la mieux adaptée à votre organisation.
DocuShare
⭐⭐⭐⭐ Notes
G2 4/5 | Capterra 4.3/5
Fonctionnalités
| Fonctionnalité |
DocuShare |
| Déploiement |
Cloud (DocuShare Flex), Sur site (DocuShare) |
| Capture de documents |
Numérisation intégrée, connecteurs MFP, import en lots |
| Automatisation des workflows |
Routage basé sur règles, déclencheurs de métadonnées, automatisation des processus |
| IA |
Classification intelligente, étiquetage automatique |
| Conformité |
HIPAA, GDPR, normes ISO |
| Intégrations |
Microsoft 365, SharePoint, ERP, eForms |
| Collaboration |
Dossiers partagés, contrôle de version, gestion des accès |
| Recherche |
Texte intégral, filtres métadonnées, OCR |
| Secteurs cibles |
Gouvernement, Éducation, Santé, Services financiers |
Qu’est-ce que DocuShare ?
DocuShare est la solution ECM de Xerox.
Il fournit toutes les fonctionnalités ECM nécessaires pour numériser, stocker, gérer et automatiser le contenu d’entreprise.
Points forts :
Il peut être déployé en mode cloud ou sur site, et s’intègre parfaitement aux imprimantes multifonctions Xerox.
Pour qui ?
Organismes gouvernementaux, écoles, hôpitaux, institutions financières — surtout ceux qui traitent de gros volumes de papier.
Différences avec Dokmee :
-
DocuShare excelle en capture et en intégration avec les imprimantes.
-
Dokmee est plus flexible, avec un design moderne, une indexation IA plus puissante et deux niveaux de workflows (sans code et avancé).
👉 Résultat : Dokmee est plus simple et plus évolutif.
Laserfiche
⭐⭐⭐⭐⭐ Notes
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Fonctionnalités
| Fonctionnalité |
Laserfiche |
| Déploiement |
Cloud (Laserfiche Cloud), Sur site |
| Automatisation |
Designer low-code/no-code, modélisation de processus |
| IA |
Capture intelligente, reconnaissance de schémas |
| Recherche |
Basée sur métadonnées, texte intégral, recherche fédérée |
| Conformité |
DoD 5015.2, HIPAA, FERPA, FINRA, GDPR, etc. |
| Intégrations |
Microsoft 365, Salesforce, SAP, DocuSign, e-mail |
| Collaboration |
Partage de dossiers, versionnage, contrôles d’accès |
| Sécurité |
Permissions par rôle, audit, signatures numériques |
| Secteurs cibles |
Gouvernement, Finances, Éducation, Santé, Énergie |
Qu’est-ce que Laserfiche ?
Laserfiche est l’une des premières plateformes ECM et BPA (automatisation des processus métiers).
Elle offre, comme Dokmee, un déploiement cloud ou sur site et un concepteur de workflows par glisser-déposer.
Elle inclut aussi des formulaires électroniques, de la gestion de cas et des outils analytiques.
Points forts :
Pour qui ?
Agences gouvernementales, établissements d’enseignement supérieur, institutions financières, secteur de la santé.
Différences avec Dokmee :
-
Laserfiche est très orienté automatisation low-code à grande échelle.
-
Dokmee se démarque par sa simplicité d’utilisation, son interface claire et son IA d’indexation.
-
Dokmee offre deux interfaces : une pour utilisateurs standards, une pour administrateurs/IT.
-
Laserfiche est en général plus coûteux.
👉 Résultat : Dokmee est plus abordable et plus rapide à mettre en place.
DocuWare
⭐⭐⭐⭐⭐ Notes
G2 4.3/5 | Capterra 4.6/5
Fonctionnalités
| Fonctionnalité |
DocuWare |
| Déploiement |
Cloud (SaaS), Sur site |
| Stockage documentaire |
Organisation en dossiers + étiquettes métadonnées |
| Automatisation |
Designer intégré, routage d’approbations |
| Capture / Indexation |
Indexation intelligente, codes-barres, OCR |
| Conformité |
GDPR, HIPAA, SOC 2, journaux d’audit, versionnage |
| Recherche |
Texte intégral et index |
| Intégrations |
Microsoft 365, SAP, Salesforce, QuickBooks, e-mail |
| Sécurité |
Accès chiffré, SSO, permissions par rôle |
| Secteurs cibles |
Finance, RH, Santé, Industrie, Secteur public |
Qu’est-ce que DocuWare ?
DocuWare est une solution ECM/DMS très populaire.
Elle se spécialise dans l’automatisation des workflows et la capture documentaire, mais fournit aussi des fonctionnalités de stockage, d’indexation et de versionnage.
👉 Points faibles : personnalisation limitée et coûts plus élevés pour les grandes entreprises.
Pour qui ?
PME, surtout dans les secteurs réglementés (finance, santé, RH, industrie).
Différences avec Dokmee :
-
DocuWare est plus lourd à configurer, avec une courbe d’apprentissage plus raide et un prix plus élevé.
-
Dokmee est plus simple à adopter, rapide à déployer et propose une personnalisation flexible des workflows.
DocStar
⭐⭐⭐⭐ Notes
G2 3.8/5 | Capterra 4/5
Fonctionnalités
| Fonctionnalité |
DocStar |
| Déploiement |
Cloud (AWS), Sur site |
| Capture documentaire |
OCR, codes-barres, capture intelligente |
| Automatisation |
Designer visuel avec routage de formulaires |
| Recherche |
Métadonnées + texte intégral |
| Conformité / Sécurité |
HIPAA, SEC, FINRA, GDPR, audit, permissions utilisateurs |
| Intégrations |
Epicor ERP, Microsoft 365, QuickBooks, Sage, Salesforce |
| Collaboration |
Versionnage, check-in/check-out, notifications |
| Accès mobile |
Web + app mobile |
| Secteurs cibles |
Industrie, Éducation, Santé, Collectivités, Finance |
Qu’est-ce que DocStar ?
DocStar est une solution ECM fortement intégrée aux systèmes ERP (notamment Epicor).
👉 Points forts : capture intelligente, formulaires électroniques, automatisation, audit.
Pour qui ?
Grandes entreprises, surtout celles déjà équipées d’ERP (Epicor, etc.).
Différences avec Dokmee :
-
DocStar est puissant en intégration ERP mais coûteux et complexe à configurer.
-
Dokmee est plus léger, intuitif, rapide à déployer et adaptable à divers secteurs.
M-Files
⭐⭐⭐⭐⭐ Notes
G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5
Fonctionnalités
| Fonctionnalité |
M-Files |
| Déploiement |
Cloud, Sur site, Hybride |
| Structure |
Vaults basés sur métadonnées (organisation par ce qu’est le document, pas où il est stocké) |
| Automatisation |
Workflows IA, classification automatique, routage par règles |
| Versionnage |
Suivi complet des modifications |
| Recherche |
Recherche intelligente multi-dépôts |
| Intégrations |
Microsoft 365, Teams, Salesforce, SharePoint, Google Workspace |
| Accès mobile |
Apps mobiles complètes, accès navigateur |
| Sécurité |
Permissions détaillées, journaux d’audit, GDPR, HIPAA, ISO |
| Cas d’usage |
Organisations avec gros volumes documentaires, besoins forts en conformité |
Qu’est-ce que M-Files ?
M-Files propose une approche innovante : organisation basée sur les métadonnées.
Les documents sont classés selon leur nature (contrat, facture, proposition), pas selon un dossier.
👉 Avantages : élimine les doublons, facilite la recherche.
👉 Limites : courbe d’apprentissage plus élevée et configuration plus lourde.
Pour qui ?
Secteurs juridiques, architecture, ingénierie, finance, sciences de la vie.
Différences avec Dokmee :
-
M-Files impose un modèle 100 % métadonnées.
-
Dokmee conserve un modèle dossiers + métadonnées optionnelles → adoption plus facile.
-
Dokmee offre indexation IA, workflows no-code/avancés, conformité robuste.
Quelle solution choisir ?
En réalité, il n’existe pas de réponse unique.
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Dokmee est idéal pour les équipes qui recherchent une solution flexible, simple à déployer, avec indexation IA, workflows personnalisables et une évolutivité élevée (DMS + ECM).
-
Les autres concurrents ont chacun leurs atouts :
-
DocuWare → fort en automatisation, mais plus rigide.
-
Laserfiche → orienté automatisation low-code à grande échelle.
-
M-Files → innovant grâce à son organisation basée sur métadonnées.
-
DocuShare → excellent en capture documentaire et intégration avec imprimantes.
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DocStar → puissant en intégration ERP.
👉 Si vous comparez Dokmee à DocuWare, Laserfiche, M-Files ou DocuShare, vous constaterez que Dokmee offre souvent :
-
une mise en œuvre plus rapide,
-
une expérience utilisateur plus simple,
-
une automatisation fluide,
➡️ tout en maintenant un haut niveau de conformité réglementaire.
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FAQ
Dokmee est-il conforme à HIPAA ?
✅ Oui. Dokmee respecte HIPAA, garantissant la sécurité et la confidentialité nécessaires pour gérer des documents médicaux sensibles.
Quelle est la différence entre Dokmee DMS et Dokmee ECM ?
-
Dokmee DMS → axé sur la gestion documentaire (stockage, organisation, récupération).
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Dokmee ECM → solution avancée couvrant workflows automatisés, collaboration et gouvernance de contenu à l’échelle de l’entreprise.
Dokmee propose-t-il l’OCR et la capture documentaire avec IA ?
✅ Oui.